Als u uw documenten digitaal archiveert, wilt u ze graag snel kunnen oproepen en weergeven. Zodat bijvoorbeeld uw callcentermedewerker direct kan zien over welke brief de klant belt. Een operationeel archief biedt u deze mogelijkheid. Document Dialog levert u daarvoor de oplossing.
Voor het archiveren van uw documenten kunt u kiezen uit twee mogelijkheden:
- In een juridisch archief slaat u uw documenten op in hun oorspronkelijke bestandsformaat of als PDF/A voorzien van een digitale handtekening. Hierdoor behouden ze hun juridische waarde. Nadeel is wel dat u ze niet mag comprimeren of converteren, waardoor de bestanden heel veel opslagruimte vergen.
- Een operationeel archief kunt u zien als een werkarchief. Hierin worden uw outputbestanden zodanig opgeslagen, dat u er gemakkelijk een apart document uit kunt selecteren, weergeven en converteren.
Voordelen van een operationeel archief
lees meer >>
Een operationeel archief biedt dus vele voordelen. Hieronder zetten we er enkele op een rij:
- Voor alle formaten en applicaties
In een operationeel archief kunt u al uw documenten opslaan, onafhankelijk van het formaat waarin, of de applicatie waarmee, ze zijn aangemaakt. Van TIFF- of PDF-formaten tot AFP, PostScript of Metacode.
- Directe conversie naar het gewenste formaat
Heeft u een gearchiveerd document nodig voor bijvoorbeeld een webpresentatie of e-mailverzending? Dan converteert het operationele archief dit document ‘on the fly’ naar het gewenste formaat. Zo maakt u van een AFP-document snel een PDF of JPG, die u direct op het web kunt plaatsen.
- Opsplitsing van grote bestanden
Bij hoogvolume productie bevatten uw outputbestanden vaak duizenden pagina’s. Operationele archieven kunnen hier uitstekend mee overweg. Zij houden precies bij welk document bij welke klant hoort. Zo kan een medewerker razendsnel de juiste pagina vinden.
- Ruimte voor veel documenten
Doordat u in een operationeel archief grote bestanden kunt comprimeren, wint u veel opslagruimte. Want grote bestanden nemen minder ruimte in beslag dan een combinatie van kleine. Hierdoor kunt u in uw archief veel documenten kwijt, die u vervolgens weer aan uw klanten ter beschikking kunt stellen in bijvoorbeeld een selfservice webomgeving.
- Snelle weergave op het scherm
Als uw archief erg vol is en veel wordt gebruikt, duurt het soms lang voordat een document op het scherm verschijnt. Daarom bieden sommige operationele archieven de mogelijkheid om een intern dataformaat te gebruiken. Daarmee kunt u uw documenten niet alleen snel weergeven, maar ook samen met de indexgegevens exporteren, bijvoorbeeld bij een migratie naar een ander product.
Karakteristieken operationele archieven
lees meer >>
Meerdere dataformaten. Operationele archieven (OA) kunnen meerdere dataformaten voor documenten aan. Denk hierbij naast de gebruikelijke TIFF en PDF formaten ook aan dataformaten uit de hoogvolume outputverwerking, zoals AFP, PCL, PostScript, Metacode.
- XML + Style Sheet.
OA’s verwerken ook ruwe XML-bestanden en slaan de bijbehorende style sheets maar één keer per versie op.
- On-the-fly conversie.
OA’s bieden de mogelijkheid om documenten uit het archief on-the-fly naar het gewenste dataformaat te converteren. Zo kan bijvoorbeeld een document uit een opgeslagen AFP-bestand voor de webweergave naar JPG, PNG, PDF etc. geconverteerd worden. Of naar PDF of TIFF om het als e-mail bijlage te kunnen versturen.
- Grote bestanden.
OA's kunnen grote bestanden logisch in aparte documenten opsplitsen. De outputbestanden uit de hoogvolume productie hoeven dus niet in kleine documentbestanden getransformeerd te worden. Als het grote bestand in het archief wordt opgenomen, wordt het doorlopen om voor elk document naast de indexgegevens tevens het startpunt van het document in het grote bestand te verzamelen. Op deze manier wordt bereikt dat alleen de pagina's van het betreffende document in de viewer worden getoond.
- Enorme compressie.
Door het opslaan van grote documentbestanden kan een enorme compressie worden bereikt waardoor veel minder schijfruimte voor opslag wordt benodigd. Daardoor kan een organisatie veel meer documenten bijvoorbeeld in een self-service omgeving aan de klanten ter beschikking stellen.
- Intern bestandsformaat.
OA's bieden soms de mogelijkheid om een intern dataformaat te gebruiken om bijvoorbeeld een razendsnelle weergave te realiseren - ook als er heel veel gebruikers tegelijkertijd bezig zijn en het archief meerdere miljoenen documenten bevat. Natuurlijk bieden deze producten tevens de mogelijkheid om desgewenst de documenten samen met de indexgegevens te exporteren, bijvoorbeeld voor een migratie naar een ander product.
