Bas, manager HR
“We hebben onze dossierstructuur 1:1 kunnen overzetten naar de digitale wereld.”
“Voor de papieren personeelsdossiers hanteerden we een strakke structuur. Daardoor zijn de verschillende documenten heel gemakkelijk terug te vinden. Voor het elektronisch archief hebben we dezelfde dossierstructuur ingericht waardoor de overgang naar het nieuwe systeem heel soepel verliep voor onze medewerkers. Daarnaast hebben we nieuwe toepassingen gerealiseerd die de documenten via verschillende zoekopdrachten buiten deze structuur benaderen. Hierdoor kunnen onze medewerkers hun documenten via ons intranet bekijken en hebben we een start kunnen maken met ‘het nieuwe werken’. Dossiers zijn nu 24/7 en locatieonafhankelijk toegankelijk. Door het toekennen van rechten stellen we zeker dat de toegang beperkt is tot de medewerkers van de personeelsafdeling en de betreffende collega.”
Oplossing personeelsdossier
- Combineert personeelsdocumenten, ongeachte het type of formaat, tot elektronische dossiers en zorgt voor universele toegang.
- Archiveert alles in een audit-proof archief dat voldoet aan de wettelijke eisen met respect voor bescherming van persoonsgegevens, bewaartermijnen en toegangsrechten.
- Permanent online toegankelijk.
- Automatisering van Human Resource-processen door integratie in bestaande omgeving.
- Vereenvoudigt het beheer van de gehele levenscyclus (ILM) van documenten tot en met automatische vernietiging.
- Biedt intelligente zoekmogelijkheden.
- Is ook beschikbaar in ASP en SaaS.
lees meer >>
Veel bedrijven beheren personeelsdocumenten nog steeds op de traditionele manier: voor alle werknemers wordt een papieren dossier bijgehouden zolang als de wetgeving het nodig acht.
Het beheer van deze dossiers is arbeidsintensief en vergt veel tijd. Over het algemeen wordt de toegang bemoeilijkt door lokale opslag, kunnen meerdere personen de documenten niet tegelijkertijd raadplegen en kan belangrijke informatie verloren gaan.
Document Dialog ondersteunt bedrijven bij het efficiënt beheren, opslaan en toegankelijk maken van personeelsdocumenten in elektronische dossiers. De oplossing verzamelt personeelsinformatie in virtuele read-only dossiers die op ieder moment online toegankelijk zijn.
Hoge beveiligingsstandaarden garanderen het audit-proof archiveren van gevoelige personeelsinformatie, volledig in lijn met de regelgevingen voor de bescherming van persoonsgegevens. Bovendien kan documentvernietiging automatisch ingepland worden zodat men zich niet langer moet bezig houden met de identificatie van te vernietigen documenten.
