Document Model

Het hier gepresenteerde Document Model hebben wij in de loop der jaren uitgewerkt. Wij gebruiken het als uitgangspunt in consultancyprojecten en ter verduidelijking bij verkoopgesprekken. Het weerspiegelt onze visie op een flexibel document- en outputmanagementsysteem voor hoge volumes en helpt ons om functies en producten binnen het documentproces te positioneren.

Hoofdfuncties

Wij onderscheiden in dit model drie hoofdfuncties, te weten:

• Creatie
• Management
• Presentatie

Creatie

De creatie van een document vindt óf via geautomatiseerde systemen plaats óf via PC-gebaseerde correspondentiesystemen. De uitdaging ligt bij de integratie van deze twee documentstromen zodat elk document op ieder gewenste manier kan worden gepresenteerd. Bijvoorbeeld door een PC-document te integreren in een hoogvolumeproductiestroom, of een centraal geproduceerd document decentraal te printen, of via alternatieve media zoals: fax, e-mail of web te presenteren.

In de praktijk is een aanpak gegroeid waarbij de creatie van een document in twee stappen plaatsvindt. Eerst worden de te presenteren gegevens uit de databestanden verzameld en in de tweede stap worden de documenten samengesteld met behulp van een tool voor documentformattering.

Management

Bij bestaande documentprocessen is er vaak een sterke binding van de (print)applicatie met de printer. Het introduceren van een managementlaag is de sleutel voor de implementatie van een flexibel documentsysteem. Hierbij gaat het om de juiste keuze voor standaarddataformaten en goed op elkaar afgestemde standaardproducten.

De belangrijkste managementfuncties zijn:

• Output- of spool-management
  De dagelijkse output wordt van een index voorzien. Daarna worden de documenten aan de hand van deze index verder verwerkt. Op deze wijze is het bijvoorbeeld mogelijk om de documenten gegroepeerd per afdeling te printen of elektronisch te versturen. Het groeperen kan volgens verschillende criteria gebeuren.
  
  Met geavanceerde tools is het ook mogelijk om voor elke ontvanger (interne afdeling, intermediair, medewerker) te bepalen of de output op papier of elektronisch ter beschikking wordt gesteld en/of in een documentarchief digitaal wordt opgeslagen.
   
• Documentarchief
  Met geavanceerde producten wordt een multimediaarchief ingericht waarin naast de standaardcomputeroutput ook op PC vervaardigde documenten, binnenkomende correspondentie, telefoongesprekken van het callcenter en schadevideo’s kunnen worden opgenomen. Het documentarchief biedt aan geautoriseerde gebruikers, zoals de medewerkers van customer services, callcenters, intermediairs, de mogelijkheid om documenten online te raadplegen.
  
  Het archief kan als informatiesysteem worden gebruikt door de medewerkers van customer services, callcenters, het intermediair etc.
• Kortetermijnopslag voor close-loop reprint
  Gartner heeft met het concept van de Automated Document Factory (ADF) een model gepubliceerd waarmee de integriteit van de printzaal te realiseren is. Doel van het concept is een geautomatiseerde reprint van documenten die bij de nabewerking (envelopperen etc.) zijn beschadigd.

Presentatie

In deze groep van functies zijn natuurlijk de printers met bijbehorende drivers te vinden. Het gaat dan om centrale hoogvolumeprinters of decentrale printers. De centrale printers kunnen aan het LAN aangesloten worden en de aansturing kan door een NT- of UNIX-werkstation worden uitgevoerd. Decentrale printers kunnen met tools voor printermanagement optimaal op afstand worden beheerd, waarbij ook load balancing tot de mogelijkheden behoort.

De volgende functies horen bij deze groep:

• Datastreammanipulatie
  Een tamelijk nieuwe groep van producten maakt het mogelijk om printdatastreams te manipuleren. Hierdoor is het mogelijk om legacy- output eenvoudig aan te passen aan de huisstijl, stuurtekens voor nabewerkingapparatuur toe te voegen of te verwijderen en de output naar een nieuw printerdataformaat te converteren.
• Viewing
  Bij callcenters en customer servicesafdelingen is het beschikbaar hebben van documenten op beeldscherm van essentieel belang. Dit zijn dan ook standaardfuncties van een documentarchiefsysteem of van een output-/spool-managementsysteem. Geavanceerde tools bieden de mogelijkheid om het archief te raadplegen met zelfgeschreven of standaardapplicaties. Op deze wijze wordt het heel eenvoudig om documenten via inter/intranet met een browser te raadplegen.
• Alternatieve presentatievormen
  Naast verzending van PC-documenten via fax of e-mail, zijn er nu gelijksoortige faciliteiten voor de centraal geproduceerde hoogvolumeoutput. Een relatief jonge presentatievorm hiervoor is internet Presentment. De documentgegevens worden dan in een voor het web geschikte presentatievorm gebracht. We denken hierbij aan nieuwe vormen van informatiepresentatie waarbij het document op een andere wijze dan voor de papierenversie wordt gestructureerd en een dynamisch karakter krijgt. De gebruiker ziet van een factuur bijvoorbeeld eerst een samenvatting en kan dan per item dieper in de hiërarchische structuur naar de benodigde informatie zoeken.