Automatische documentcreatie

Uw organisatie verstuurt dagelijks duizenden documenten met veel standaardinformatie erin. Als u die door de business laat aanmaken, kost dat veel mankracht en geld. Terwijl alle gegevens in uw systemen staan en lang niet elk document de expertise van uw medewerkers vereist. Daarom biedt Document Dialog u de oplossing om deze documenten automatisch aan te maken.

Combinatie van verschillende gegevens

Deze oplossing begint met de ontwikkeling van sjablonen. Daarin slaat u de vaste documentgegevens op, zoals standaardteksten en logo’s. Maar ook legt u hierin de condities vast, die aangeven wanneer welke tekst moet verschijnen. Vervolgens haalt het systeem de variabele gegevens op uit uw databases. Denk aan adressen of bedragen. Het systeem zorgt ervoor dat deze automatisch op de juiste plaats terechtkomen.

Op maat geproduceerd

Het proces van documentcreatie kunt u op verschillende manieren inrichten. De keuze bepaalt u zelf, afhankelijk van het soort document. Kortweg zijn er drie mogelijkheden:

• in een batch: met grote hoeveelheden documenten tegelijk;
• on demand: in groepjes van enkele documenten, maar wel op het moment dat u dat wilt;
• interactief: met de mogelijkheid voor businessunits of klanten om het document handmatig verder in te vullen.

Praktijkvoorbeeld

In het volgende voorbeeld uit de verzekeringsbranche ziet u het samenspel van de drie methodes:

De heer Visser heeft al diverse verzekeringen bij bedrijf X; hij is dus een bekende klant. Nu wil hij graag een nieuwe verzekering afsluiten en gebruikt daarvoor de self-service omgeving van de website van de verzekeraar. Het systeem maakt dit formulier automatisch aan met alle bekende gegevens van de klant. Dit gebeurt on demand.

Vervolgens vult de klant op de website het formulier verder in (interactief) en verzendt het. Het systeem ‘leest’ het formulier en maakt met de gegevens een e-mail met de offerte aan (on demand). De heer Visser gaat met de offerte akkoord en ontvangt een factuur. Indien deze factuur met de post wordt verstuurd, gebuurt dit automatisch in een batch. In het geval van e-mail wordt de factuur meteen (on demand) aangemaakt en ook meteen verstuurd.

Meer weten?

Meer informatie vindt u op de pagina Interactieve documenten. Of maak een afspraak om de mogelijkheden voor uw organisatie te bespreken.