Digitale duurzaamheid

De reader is essentieel wanneer PDF als dataformaat voor langetermijnarchivering wordt gebruikt. Deze toepassing maakt de informatie in het PDF namelijk leesbaar en toegankelijk. In de loop der tijd heeft Adobe meer en meer functionaliteiten in PDF gestopt. Hierbij kan gedacht worden aan de ondersteuning van images in verschillende dataformaten (jpg, CAD of 3D), het toevoegen van metadata aan een PDF, of zelfs het invullen van elektronische formulieren via PDF. Deze nieuwe features zijn tevens verwerkt in de reader, waarvan voortdurend nieuwe versies worden gelanceerd. Het gevaar dreigde dat nieuwe versies van de reader oude PDF-bestanden niet meer zouden ondersteunen. Een algemeen probleem dat in het kader van digitale duurzaamheid in het verleden aan de orde is gesteld. Je kunt DVD’s vol met keurig gearchiveerde PDF-bestanden hebben, maar wanneer je niet over de juiste applicatie beschikt, die de informatie toegankelijk maakt, is het formaat ongeschikt voor archivering.

Commitment

Archivarissen van Amerikaanse overheidsinstanties voorzagen problemen in de (nabije) toekomst omtrent het gebruik van PDF voor langetermijnarchivering en trokken aan de bel bij Adobe. De inzet was het commitment van de leverancier om een bepaald bestandsformaat te blijven ondersteunen. Tevens wees deze sterke gebruikersgemeenschap op het feit dat door alle extra features het programma ‘zwaar’ was geworden. Het gevolg was dat het opstarten veel tijd kostte. Geen ideale situatie wanneer documenten snel teruggevonden dienen teworden in het digitale archief.

Garanties

Adobe nam de ‘aanbevelingen’ ter harte en ging met gebruikers en gebruikersorganisaties om de tafel. Opmerkelijk snel is een standaard gedefinieerd dat is gebaseerd op PDF versie 1.4: PDF/Archive (PDF/A). PDF/A bestaat uit een beschrijving van functies die vereist zijn en die uitgesloten dienen te worden. Deze set zorgt ervoor dat elektronische documenten over een langere tijd toegankelijk blijven, ongeacht de tools en systemen die gebruikt zijn bij het maken, opslaan en opvragen van de bestanden. De International Organization for Standardization (ISO) heeft de standaard goedgekeurd. Daarmee is een bestandsformaat ontwikkeld die gegarandeerd door de reader kan worden weergegeven, nu en in de toekomst. Een reader die tevens door een andere partij dan Adobe - dat verschillende patenten heeft vrijgegeven - geleverd kan worden. Gebruikers zijn daarmee verzekerd van een lichtere versie van de reader die snel opstart en documenten toont. Dat maakt de weg vrij voor gebruikers om hun digitale archief flexibel in te richten. Met PDF/A alleen bent u er als archivaris echter nog niet. PDF/A dient gebruikt te worden in combinatie met mechanismen voor bestandsbeheer die ondersteuning bieden aan wettelijke en domeinspecifieke eisen. Daarbij moet gedacht worden aan eisen die gesteld worden aan opslagmedia, zoals optische schijven. Ook daarvoor zult u de duurzaamheid dienen te waarborgen. En ten slotte is het noodzakelijk vooraf gedefinieerde processen voor de totstandkoming van PDF/A-files te volgen.

Compliance

PDF/A is met enthousiasme ontvangen. Het betekent namelijk dat organisaties hun elektronische documenten voor lange tijd kunnen veiligstellen, waardoor zij voldoen aan steeds strenger wordende wet- en regelgeving. Sleutelwoord is hier compliance: de informatiehuishouding dient transparant te zijn, ook als het gaat om digitale, en wellicht minder dynamische, archieven. En door het commitment van Adobe blijft de informatie in PDF/A-bestanden toegankelijk.

PDF/A in de hoogvolume praktijk

PDF/A kan ook voor uw organisatie een prima oplossing zijn voor het archiveren van elektronische documenten voor lange tijd. Leveranciers, zowel van systemen voor documentbeheer en digitale archivering als van oplossingen in de printomgeving, bieden ondersteuning voor PDF/A. Denk hierbij aan de tools voor documentcreatie, datastroomconversie en -transformatie, archivering en workflowmanagement. Deze tools maken het bijvoorbeeld mogelijk output die door een ERP-systeem wordt gegenereerd te converteren naar PDF/A en deze zo geschikt te maken voor langetermijnarchivering. Ook in de hoogvolume omgeving zijn PDF/A-tools beschikbaar. Een datastroom die naar het outputcentrum wordt gestuurd, kan daardoor tegelijkertijd in de vorm van afzonderlijke PDF/A-bestanden in het digitale archief worden opgeslagen. Zo komen er met PDF/A tal van nieuwe oplossingen beschikbaar die u in staat stellen invulling te geven aan uw archiveringsstrategie.