Operationele archieven

Als u uw documenten digitaal archiveert, wilt u ze graag snel kunnen oproepen en weergeven. Zodat bijvoorbeeld uw callcentermedewerker direct kan zien over welke brief de klant belt. Een operationeel archief biedt u deze mogelijkheid. Document Dialog levert u daarvoor de softwareoplossing.

Operationeel versus juridisch archief

Voor het archiveren van uw documenten kunt u kiezen uit twee mogelijkheden:

• In een juridisch archief slaat u uw documenten op in hun oorspronkelijke bestandsformaat of als PDF/A voorzien van een digitale signatuur. Hierdoor behouden ze hun juridische waarde. Nadeel is wel dat u ze niet mag comprimeren of converteren, waardoor de bestanden heel veel opslagruimte vergen.
• Een operationeel archief kunt u zien als een werkarchief. Hierin worden uw outputbestanden zodanig opgeslagen, dat u er gemakkelijk een apart document uit kunt selecteren, weergeven en converteren.

Voordelen van een operationeel archief

Een operationeel archief biedt dus vele voordelen. Hieronder zetten we er enkele op een rij:

• Voor alle formaten en applicaties

In een operationeel archief kunt u al uw documenten opslaan, onafhankelijk van het formaat waarin, of de applicatie waarmee, ze zijn aangemaakt. Van TIFF- of PDF-formaten tot AFP, PostScript of Metacode.

• Directe conversie naar het gewenste formaat

Heeft u een gearchiveerd document nodig voor bijvoorbeeld een webpresentatie of e-mailverzending? Dan converteert het operationele archief dit document on the fly naar het gewenste formaat. Zo maakt u van een AFP-document snel een PDF of JPG, die u direct op het web kunt plaatsen.

• Opsplitsing van grote bestanden

Bij hoogvolumeproductie bevatten uw outputbestanden vaak duizenden pagina’s. Operationele archieven kunnen hier uitstekend mee overweg. Zij houden precies bij welk document bij welke klant hoort. Zo kan een medewerker razendsnel de juiste pagina vinden.

• Ruimte voor veel documenten

Doordat u in een operationeel archief grote bestanden kunt comprimeren, wint u veel opslagruimte. Want grote bestanden nemen minder ruimte in dan een combinatie van kleine. Hierdoor kunt u in uw archief veel documenten kwijt, die u vervolgens weer aan uw klanten ter beschikking kunt stellen in bijvoorbeeld een selfservicewebomgeving.

• Snelle weergave op het scherm

Als uw archief erg vol is en veel wordt gebruikt, duurt het soms lang voordat een document op het scherm verschijnt. Daarom bieden sommige operationele archieven de mogelijkheid om een intern dataformaat te gebruiken. Daarmee kunt u uw documenten niet alleen snel weergeven, maar ook samen met de indexgegevens exporteren, bijvoorbeeld bij een migratie naar een ander product.

Meer informatie bij Document Dialog

Operationele archieven bieden u deze en nog veel meer mogelijkheden. Document Dialog adviseert u er graag over. Maak een afspraak voor een vrijblijvend gesprek.