Classificatie van inkomende documenten

Ontvangt uw organisatie veel documenten, zoals brieven, formulieren en orders? Dan slaat u die elektronisch op. Natuurlijk wilt u dat op zo’n manier doen, dat u de documenten gemakkelijk kunt terugvinden en verwerken. Daarvoor is classificatie nodig. Document Dialog biedt u hiervoor verschillende oplossingen.

OCR voor gedrukte documenten

De klassieke classificatieoplossing werkt met OCR. OCR staat voor Optical Character Recognition, ofwel optische tekenherkenning. Heeft u uw documenten gescand, dan herkent OCR hierop de gedrukte tekst. Vervolgens slaat uw systeem deze tekst op in een van de categorieën die u van tevoren heeft gedefinieerd. Zo kunt u uw documenten bijvoorbeeld opslaan op klantnummer, op verzekeringsoort of op rekeningnummer. Daarnaast zorgt OCR ervoor dat de tekst een bestandsformaat krijgt dat u, automatisch of handmatig, verder kunt verwerken.

ICR voor handgeschreven formulieren

Als u documenten ontvangt die met een pen zijn ingevuld, dan is ICR de juiste oplossing. Want ICR staat voor Intelligent Character Recognition en kan handgeschreven teksten lezen. Daarnaast heeft ICR dezelfde mogelijkheden als OCR: het slaat de tekst uit uw documenten op de juiste manier op en zet deze om naar verwerkbare bestanden. Bovendien heeft een tekst die is bewerkt met ICR of OCR nog maar een paar kilobyte opslagruimte nodig.

Zelflerende classificatieoplossingen

Veel classificatieoplossingen maken gebruik van vooraf gespecificeerde templates. Het systeem vergelijkt de gescande documenten met deze templates en herkent de karakters die overeenkomen. Zelflerende oplossingen hebben deze templates niet nodig. Zij vergelijken de documenten met een representatieve set van voorbeelden. En komen er meer voorbeelden bij of brengt de beheerder correcties aan, dan leren ze ook daar weer van.

Wilt u er meer van weten, maak dan een afspraak voor een gesprek. Wij komen graag naar u toe.