Haal meer uit uw scanproces!

Kom naar onze 'gratis' laagdrempelige 'Kennis & Koffie'-sessie op 4 oktober in Postillion Bunnik!

Het scannen van documenten in een organisatie is tegenwoordig geen ‘rocket science’ meer. Althans, dat hoeft het niet meer te zijn. De praktijk is echter vaak net even anders. Document Dialog, specialist in klantcommunicatie en bruggenbouwer tussen eindgebruikers en de ICT-organisatie, organiseert op 4 oktober een nieuwe bijeenkomst in de serie ‘Kennis & Koffie’-sessies, deze keer onder de titel: ‘Haal meer uit uw scanproces’.

In het sterk vernieuwde en helemaal op Het Nieuwe Werken ingerichte Postillion Hotel in Bunnik wisselen experts van gedachten met de deelnemers over hoe je ervoor kunt zorgen dat het scannen van documenten geen bottleneck meer in de organisatie hoeft te zijn, waardoor bedrijfsprocessen soepeler verlopen en de (klant)communicatie effectiever en efficiënter wordt.

Hoezo lastig?

Het lijkt geen al te groot probleem: een setje documenten scannen en ervoor zorgen dat de informatie die daaruit voortkomt op tijd en volledig bij de betreffende medewerkers in de organisatie komt. De praktijk is echter nogal eens wat weerbarstiger: het duurt soms nog lang (tot dagen!) voordat de informatie daadwerkelijk digitaal bij de medewerker is; er blijkt nog best veel handmatig werk voor te komen die het proces vertragen en fouten in de hand werken; er wordt op verschillende plaatsen in de organisatie gescand, maar er is eigenlijk geen afstemming en geen overzicht. Kortom, het leek allemaal zo eenvoudig toen het werd geïntroduceerd, maar het goed en adequaat inregelen van dergelijke scanprocessen is lastig.

Het is echter wel van cruciaal belang voor een organisatie dat juist dat invoerproces voor documenten soepel verloopt. Daar wordt namelijk een belangrijk deel van de voortgangssnelheid van het proces al bepaald. En daarmee uiteindelijk dus ook de tevredenheid binnen (en buiten) een organisatie.

Onderwerpen

Tijdens deze gratis ‘Kennis & Koffie’-sessie ´Haal meer uit uw scanproces´ wordt duidelijk:

• hoe je zo’n scantraject moet oppakken;
• hoe je het proces inricht;
• welke valkuilen er zijn;
• waar de belangrijkste knelpunten liggen;
• hoe je omgaat met de digitaal gemaakte informatie;
• welke tools er beschikbaar zijn.

Nieuw softwareplatform
Eén van die hulpmiddelen waar Document Dialog als specialist voor heeft gekozen in het geval van input management (dus de invoer van documenten in de organisatie) is het nieuwe softwareplatform van ReadSoft.  

Tijdens deze sessie worden de nieuwste ontwikkelingen hierin getoond, onder meer in de vorm van een SaaS-oplossing en het geheel nieuwe DOCUMENTS7, waarmee de verschillende onderdelen in de ReadSoft-software tot één schaalbaar en geïntegreerd platform zijn gesmeed. Daarmee kunnen organisaties nog beter tijd- en plaatsonafhankelijk werken aan de ontsluiting van hun documentstromen. Na het scannen wordt de inhoud van de documenten ontsloten en wordt een snelle en adequate oplossing geboden voor het verwerken van papieren documentenstromen.
 

Snel en effectief

Het is belangrijk, zowel voor de eigen organisatie als voor de ‘buitenwereld’, dat inkomende documentstromen snel en effectief worden afgehandeld. Dat facturen bijvoorbeeld snel elektronisch beschikbaar kunnen worden gesteld aan de medewerkers op de financiële afdeling; dat orders of offertes snel en via de juiste processtappen digitaal kunnen doorlopen naar de mensen die daar mee bezig zijn. En dat al de informatie als die eenmaal digitaal is gemaakt, ook volgens de bedrijfsregels wordt opgeslagen en beschikbaar gesteld, zodat processen later ook nog te reconstrueren zijn, mocht dat nodig zijn. Redenen genoeg om even langs te gaan op 4 oktober!

Bent u eindgebruiker? Meld u dan aan en kom naar deze gratis' Kennis & Koffie'-sessie op 4 oktober in Bunnik!