Interactieve 'Kennis & Koffie'-sessie: 'Zaakgericht werken; vooral een kwestie van veranderen'

Grote veranderingen kenmerken trajecten naar volledig digitaal (zaakgericht) werken.

Datum: 25 oktober 2011
Locatie: Document Dialog, Bunnik
Tijd: 10:00–12:00 uur (inclusief lunch)

Toegang: Alleen voor eindgebruikers

Nieuwe fenomenen als zaakgericht werken maar eigenlijk geldt dat voor allerlei digitaliseringstrajecten, stellen een organisatie en haar medewerkers vaak voor grote veranderingen. De omschakeling van een ‘puur papieren’ organisatie of van een organisatie met papieren en digitale informatie naar een compleet digitale afhandeling van een proces, is voor veel organisaties verre van makkelijk. Om die reden gaat het in veel digitaliseringstrajecten toch nog fout.

Document Dialog, specialist in klantcommunicatie en bruggenbouwer tussen eindgebruikers en de ICT-organisatie, organiseert op 25 oktober een gratis interactieve ‘Kennis & Koffie’-sessie over juist de impact van die veranderingen op een organisatie. In het sterk vernieuwde en helemaal op Het Nieuwe Werken ingerichte Postillion Hotel in Bunnik wisselen experts van gedachten met de gasten over hoe je ervoor kunt zorgen dat de organisatie de uitvoering van een dergelijke belangrijke stap zonder problemen accepteert en doorvoert.

Hoe om te gaan met veranderingen?

Er komen veel vragen boven op het moment dat een organisatie besluit over te stappen op een meer procesgerichte en/of digitale aanpak. Zaakgericht werken is ‘hot’, maar ook termen als de digitale postkamer, elektronische dossiers, de elektronische handtekening of case management geven aan dat er veel verandering op komst is. Veranderingen in de manier van werken en denken. Veranderingen die binnen een organisatie in veel gevallen niet zonder slag of stoot verlopen. Niets lijkt logischer op het moment dat een organisatie stappen onderneemt naar Het Nieuwe Werken, Het Andere Werken, Het Zaakgericht Werken of wat dan ook, maar dat was tot voor kort nu eenmaal niet de manier waarop medewerkers omgingen met de afhandeling van bijvoorbeeld een schadeclaim, een poststuk of een klantdossier. Of met elkaar! Hoe om te gaan met die veranderingen in een organisatie en welke impact digitaliseringsprojecten hebben op een organisatie vormen de insteek van deze expertsessie van Document Dialog.

Om ervoor te zorgen dat die verander(en)de manier van werken soepeler kan worden ingevoerd, is het belangrijk om een aantal vragen goed voor ogen te houden. Een nieuwe (digitale) werkwijze vraagt namelijk om een andere benadering, met andere vaardigheden en een geautomatiseerde ondersteuning:

Welke acties worden vanuit de organisatie gevraagd?
Hoe moet je als organisatie de introductie van zo’n verandering organiseren?
Wat zijn de valkuilen: wat moet je absoluut wél, en absoluut níet doen?
Wie zijn de voortrekkers binnen een organisatie en hoe krijg je die mee?
Wanneer is een verandering geslaagd: met andere woorden, stel jezelf als organisatie doelen en probeer je daar zoveel mogelijk aan te houden.

Document Dialog is specialist als het gaat om klantcommunicatie en is als erkend ‘bruggenbouwer´ tussen de ICT en de eindgebruikers in staat juist de hoge verwachtingen, die toch aan de invoering van volledig digitaal werken ten grondslag liggen, ook te realiseren. Veranderingen in een organisatie vragen om een intensieve begeleiding en een gerichte aanpak. Dat bepaalt mede het succes van de invoering van die veranderingen. Bij de invoering van het zaakgericht werken is dat niet anders.

Hoe pakt u dit aan?

Wie worstelt met de aanpak van en omschakeling naar digitaal en/of procesgericht werken doet er goed aan langs te komen op 25 oktober in het Postillion Hotel te Bunnik. Daar wordt aan de hand van pure praktijkervaring uit de doeken gedaan waar de pijnpunten bij de invoering kunnen liggen. Experts gaan de discussie aan met de gasten en proberen te achterhalen waar nu het échte probleem ligt. Alleen dan is het mogelijk om veranderingen met het juiste resultaat te doorlopen.

Digitaal en/of procesgericht werken? Het is vooral zaak om veranderingen op de juiste wijze te begeleiden.